Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für die Nutzung des Media Management Tool (MMT)

Version 1.1.1
Berlin, 24.03.2026

Die Anwendung „Media Management Tool“ (MMT) unterstützt Forschende der Freien Universität Berlin (FUB) und anderer Forschungseinrichtungen bei der Verarbeitung audiovisueller, multimodaler Forschungsdaten. Die Nutzung setzt eine Freischaltung der Nutzenden durch die FUB voraus. Dazu muss diesen Geschäftsbedingungen zugestimmt werden.

Das MMT dient dem Transfer von Daten, insbesondere von Mediendateien, deren Transkodierung in Nutzungsformate, der automatischen Transkription, der multimodalen Anonymisierung und der inhaltlichen Erschließung zu wissenschaftlichen Zwecken. Zur Realisation der Anwendungsszenarien werden im MMT modular aufgebaute Software-Werkzeuge technisch gebündelt.

Das MMT ist Teil der Informationsinfrastruktur Oral-History.Digital und wird von der Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin betrieben. Die Verarbeitung der Daten erfolgt grundsätzlich in den IT-Infrastrukturen der FUB. Soweit in einzelnen Projekten ergänzend weitere wissenschaftliche Infrastrukturen bzw. Dienste eingesetzt werden, werden die Nutzenden hierüber vorab informiert; soweit datenschutzrechtlich erforderlich, werden hierfür ergänzende Vereinbarungen getroffen.

Für die Bereitstellung von audiovisuell aufgezeichneten Interviews in der Plattform Oral-History.Digital gelten gesonderte Geschäftsbedingungen (https://www.oral-history.digital/dokumente/index.html#vertrag).

Die FUB behält sich vor, das MMT im Rahmen des wissenschaftlichen Betriebs weiterzuentwickeln, anzupassen, einzuschränken oder einzelne Funktionalitäten einzustellen, sofern dies aus technischen, rechtlichen oder organisatorischen Gründen erforderlich ist.

Die unter Nutzung des MMT erzeugten Verarbeitungsergebnisse, insbesondere solche, die auf automatisierten, KI-gestützten Verfahren beruhen, können Fehler enthalten und sind daher von den Nutzenden vor jeder weiteren Nutzung, Weitergabe oder Veröffentlichung fachlich zu prüfen und ggf. zu korrigieren.

Diese Geschäftsbedingungen beziehen sich auf die von der FUB betriebene MMT-Webanwendung. Die Installation und der Betrieb der MMT-Software auf eigenen Servern richten sich nach der AGPL-Lizenz und werden von diesen Geschäftsbedingungen nicht geregelt.

§ 1 Zugangsberechtigung und Nutzungsbeschränkungen

Zur Nutzung des MMT sind Forschende der FUB berechtigt. Darüber hinaus kann die FUB Angehörigen anderer Forschungseinrichtungen Zugang zum MMT gewähren. Mit diesen müssen dafür ggf. weitere, etwa datenschutzrechtliche Vereinbarungen getroffen werden.

Die FUB behält sich die Freischaltung der Nutzenden vor. Ein Rechtsanspruch auf Zugang zum MMT besteht nicht. Die FUB kann Registrierungen ohne Angabe von Gründen ablehnen oder bestehende Zugänge sperren, insbesondere bei Verstößen gegen diese Geschäftsbedingungen oder bei missbräuchlicher bzw. rechtswidriger Nutzung.

Das MMT darf ausschließlich für nicht-kommerzielle, wissenschaftliche Zwecke genutzt werden. Eine kommerzielle Verwertung der Anwendung oder der Verarbeitungsergebnisse ist untersagt. Die FUB behält sich vor, technische Beschränkungen wie maximale Dateigrößen, Speicherplatzkontingente pro Account oder zulässige Dateiformate festzulegen und diese bei Bedarf anzupassen.

Der Upload von Inhalten, die gegen geltendes Recht verstoßen oder die Funktionsfähigkeit des MMT gefährden können, ist untersagt.

§ 2 Datenverarbeitung und -sicherung durch die FUB

Das MMT wird grundsätzlich in den IT-Infrastrukturen von Oral-History.Digital an der FUB betrieben. Die Daten werden auf den von der FUB bereitgestellten Servern gespeichert und mit den von der FUB bereitgestellten Softwarediensten verarbeitet. Soweit in einzelnen Projekten ergänzend weitere wissenschaftliche Infrastrukturen bzw. Dienste eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach vorheriger Information der Nutzenden und, soweit datenschutzrechtlich erforderlich, auf Grundlage ergänzender Vereinbarungen. Die FUB bietet den Nutzenden temporären Speicherplatz und Software-Dienstleistungen an und stellt dafür Betrieb und Pflege in technischer Hinsicht sicher. Die FUB fungiert hierbei als technische Dienstleisterin und übernimmt keine archivarischen, redaktionellen oder editorischen Aufgaben. Die Verarbeitung der durch Nutzende bereitgestellten Daten erfolgt ausschließlich zur Erbringung der in diesen AGB beschriebenen Funktionen des MMT. Eine darüber hinausgehende Verarbeitung, insbesondere zu eigenen Zwecken der FUB, erfolgt nicht.

Die FUB sorgt entsprechend der geltenden Gesetze und ihrer IT-Sicherheitsrichtlinie für die angemessene Sicherung der Daten vor Datenverlust oder -missbrauch durch die dazu erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Insbesondere trägt sie dafür Sorge, dass Zugriffe auf die Daten auf die jeweiligen registrierten Nutzenden sowie auf die von der FUB zu Administration oder Support befugten und zur Vertraulichkeit verpflichteten Personen beschränkt sind.

Die Speicherung der Daten erfolgt nur so lange, wie dies für die Nutzung der Anwendung erforderlich ist. Nach Beendigung der Nutzung oder auf Veranlassung des Nutzenden werden die Daten gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht. Die FUB kann Daten des Nutzenden aus technischen, rechtlichen oder organisatorischen Gründen löschen. Sie informiert den Nutzenden mit einer Frist von zwei Wochen und ermöglicht einen Export; Vorabinformation und Exportmöglichkeit können aus Sicherheitsgründen oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben entfallen.

Technisch bedingte Sicherungskopien (Backups) sowie Protokolldaten können über die Beendigung der Nutzung hinaus für einen begrenzten Zeitraum gespeichert bleiben, soweit dies für IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Wiederherstellbarkeit erforderlich ist; sie werden anschließend routinemäßig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Das MMT wird als wissenschaftliche, forschungsunterstützende Anwendung betrieben. Ein Anspruch auf bestimmte Verfügbarkeiten, Durchsatzraten oder eine dauerhafte Speicherung der Daten besteht nicht. Das MMT ersetzt kein institutionelles Archiv- oder Langzeitarchivierungssystem.

§ 3 Übertragene Rechte

Durch die Nutzung wird der FUB ein nicht ausschließliches, auf die Dauer des Nutzungsverhältnisses beschränktes Nutzungsrecht an den eingestellten audiovisuellen Forschungsdaten einschließlich zugehöriger Metadaten eingeräumt, soweit dies für den Betrieb von MMT notwendig ist. Das Nutzungsrecht umfasst die für die Verarbeitung notwendigen Vervielfältigungen sowie technisch bedingte Bearbeitungen, die je nach Arbeitsprozess auch durch KI-gestützte Werkzeuge (z. B. bei der Transkription) durchgeführt werden.

Für die Übertragung der Rechte in vorstehendem Umfang wird keine Lizenzgebühr entrichtet. Die Eigentumsrechte und die archivarischen Verantwortlichkeiten verbleiben bei den Nutzenden.

Die FUB darf zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer*innen einsetzen und diesen die hierfür erforderlichen Rechte einräumen. Dabei beachten die FUB und die von ihr Beauftragten alle gesetzlichen oder in den einschlägigen Regelungen der FUB vorgegebenen technischen und organisatorischen Sicherungsmaßnahmen.

Soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, erfolgt der Einsatz von Unterauftragnehmer*innen ausschließlich im Einklang mit den Vorgaben des Auftragsverarbeitungsvertrags. Nutzende werden über wesentliche Änderungen in Bezug auf eingesetzte Unterauftragnehmer*innen informiert und haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben die Möglichkeit, Einwände zu erheben.

Die Nutzenden sind verantwortlich für die für sie eingerichteten Zugänge und die mit diesen Zugangsdaten erfolgten Verarbeitungsschritte. Dabei verpflichten sie sich zur Einhaltung aller urheber- und datenschutzrechtlichen Vorschriften und der Regeln Guter Wissenschaftlicher Praxis gemäß dem DFG-Kodex bzw. den geltenden institutionellen Richtlinien.

§ 4 Rechte Dritter und Freistellung

Die Nutzenden bestätigen, dass sie für alle auf dem MMT eingestellten Daten verfügungsberechtigt sind. Sie bestätigen, dass der Verarbeitung der Daten durch die FUB im hier vereinbarten Umfang keine Rechte Dritter entgegenstehen, auch mit Blick auf die Verarbeitung durch KI-gestützte Werkzeuge. Die Nutzenden versichern, bei der Erhebung und Verarbeitung der in ihren Daten ggf. enthaltenen schutzbedürftigen oder besonders schutzbedürftigen personenbezogenen Daten die gesetzlichen Schutzvorschriften beachtet zu haben und weiterhin zu beachten. Sie versichern, dass die Verarbeitung im Rahmen der einschlägigen rechtlichen Normen, etwa hinsichtlich des Forschungsprivilegs aus Art. 89 DSGVO, gestattet ist.

Im Falle von Interviewaufzeichnungen versichern die Nutzenden, dass die ggf. vorliegenden schriftlichen oder mündlichen Einverständniserklärungen der Interviewten sowie der am Interview beteiligten Personen (z. B. Interviewende, Kameraperson) der hier vereinbarten Verarbeitung nicht widersprechen. Zudem bestätigen sie, dass die eingebrachten Inhalte nicht gegen anwendbares Recht, internationale Abkommen, das Völkerrecht oder die guten Sitten verstoßen.

Eine inhaltliche oder rechtliche Prüfung der Verarbeitungsergebnisse durch die FUB erfolgt nicht. Die FUB ist nicht verpflichtet, die Inhalte auf inhaltliche Fehler oder eventuelle Rechtsverstöße zu prüfen. Für Äußerungen und Inhalte innerhalb der von den Nutzenden eingestellten audiovisuellen Aufzeichnungen ist die FUB inhaltlich nicht verantwortlich; eine inhaltliche Vorabprüfung findet nicht statt. Gesetzliche Verantwortlichkeits- und Haftungsmaßstäbe bleiben unberührt.

Die Nutzenden stellen die FUB von Ansprüchen Dritter frei, soweit diese Ansprüche auf einer von den Nutzenden zu vertretenden Verletzung der Pflichten nach diesen Geschäftsbedingungen beruhen; dies umfasst auch angemessene Kosten der Rechtsverteidigung.

§ 5 Rechte an der Software und Haftung

Diese Geschäftsbedingungen regeln ausschließlich die Nutzung der von der FUB betriebenen MMT-Webinstanz. Die Nutzenden erhalten hierfür ein nicht übertragbares Recht zur Nutzung der von der FUB betriebenen MMT-Instanz im Rahmen dieser Vereinbarung; Eingriffe/Änderungen an der von der FUB betriebenen Instanz sind den Nutzenden nicht gestattet.

Zusätzlich zur Webanwendung wird die Software von MMT als Open-Source-Software unter der GNU Affero General Public License (AGPL) Version 3 bereitgestellt. Urheber- und Schutzrechte verbleiben dabei bei den jeweiligen Rechteinhaber*innen, Nutzungsrechte werden nach Maßgabe der AGPL eingeräumt. Die Nutzung und der Betrieb einer eigenen MMT-Installation durch den Nutzenden richtet sich ausschließlich nach der AGPL und wird von diesen Geschäftsbedingungen nicht geregelt.

Die FUB übernimmt keine Gewährleistung für Software- oder Medien-Fehler oder unerwünschte Funktionalitäten in MMT. Für Sach- und Vermögensschäden haftet die FUB unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Nutzung des MMT überhaupt erst ermöglicht) ist die Haftung der FUB auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für Sach- und Vermögensschäden ausgeschlossen. Die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften bleibt unberührt.

§ 6 Kosten

Nutzungsgebühren werden nicht erhoben. Für eine ggf. gewünschte intensive Betreuung der Nutzenden, etwa bei speziellen Software-Anpassungen oder Auswertungen, kann eine Aufwandsentschädigung zwischen Nutzenden und FUB vereinbart werden.

§ 7 Laufzeit und Kündigung

Die FUB kann den Betrieb des MMT mit einer Frist von zwei Wochen jeweils zum Quartalsende einstellen. In diesem Fall endet die Möglichkeit zur Nutzung des MMT mit der Betriebseinstellung.

Die Laufzeit der Nutzung des MMT sowie die Speicherung der Daten beginnt mit der Zustimmung zu diesen AGB und der Freischaltung durch die FUB und kann sowohl vom Nutzenden als auch von der FUB jederzeit zum Quartalsende gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung sowie zur sofortigen Sperrung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei rechtswidriger Nutzung, erheblichen Verstößen gegen § 1, Gefährdung der IT-Sicherheit oder wiederholten Pflichtverletzungen trotz Abmahnung.

Im Fall der Einstellung des Betriebs oder der Kündigung der Nutzung werden der Account und die Daten des Nutzenden aus der MMT-Instanz nach Vorabinformation und Maßgabe von § 2 gelöscht. Auf Wunsch des Nutzenden wird die FUB die im MMT eingestellten oder bearbeiteten Inhalte vor ihrer Löschung exportieren und die Exportdatei(en) an den Nutzenden übermitteln. Nach Bereitstellung der Exportdateien werden die Daten des Nutzenden aus dem MMT gelöscht.

§ 8 Gegenseitige Information und weitere Zusammenarbeit

Nutzende und FUB informieren sich gegenseitig über wesentliche Vorgänge und Veränderungen oder von Dritten geltend gemachte Ansprüche mit Bezug auf diese Vereinbarung.

Hinweise auf technische Probleme, sicherheitsrelevante Vorfälle oder einen möglichen Missbrauch des MMT können an die in diesen Geschäftsbedingungen genannte Kontaktadresse gerichtet werden.

§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung des MMT erfolgt gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch MMT sind wie folgt: Personenbezogene Daten der Nutzenden werden in MMT für Betrieb, IT-Sicherheit, Support sowie zur Bereitstellung nutzerspezifischer Funktionen verarbeitet.

Soweit im Rahmen einzelner Projekte ergänzend weitere wissenschaftliche Infrastrukturen bzw. Dienste eingesetzt werden, werden die Nutzenden hierüber vorab informiert; soweit datenschutzrechtlich erforderlich, werden diese Verarbeitungen durch ergänzende Vereinbarungen, insbesondere zur Auftragsverarbeitung, abgesichert.

In MMT werden personenbezogene Datenarten wie Zugangs- und Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse), Nutzungs- und Protokolldaten (z. B. IP-Adresse) sowie die von den Nutzenden eingestellten Auftragsinhalte und die daraus erzeugten Verarbeitungsergebnisse verarbeitet.

Der Kreis der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen umfasst die in MMT registrierten Nutzenden sowie weitere betroffene Personen, deren personenbezogene Daten in den von den Nutzenden eingestellten Auftragsinhalten und Verarbeitungsergebnissen enthalten sein können (z. B. Interviewte, Dritte).

Soweit Nutzende, die nicht Angehörige der FUB sind, im Rahmen der Nutzung des MMT personenbezogene Daten durch die FUB verarbeiten lassen, wird zwischen den Nutzenden als Verantwortlichen und der FUB als Auftragsverarbeiterin ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Artikel 28 DSGVO abgeschlossen.

Der AVV wird den Nutzenden im Rahmen des Registrierungs- bzw. Freischaltungsprozesses in elektronischer Form zur Verfügung gestellt und ist gesondert zu bestätigen.

Diese AGB regeln die allgemeine Nutzung des MMT und stellen die Leistungsbeschreibung im Sinne des AVV dar.

Bei Änderungen des AVV ist eine erneute Zustimmung erforderlich; ohne Zustimmung kann der Zugang nicht fortgeführt werden.

Für die Verarbeitung von Zugangs- und Kontaktdaten, Nutzungs- und Protokolldaten sowie Support- und Sicherheitsvorgängen ist die FUB Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Soweit Nutzende, die nicht Angehörige der FUB sind, personenbezogene Daten in Form von Auftragsinhalten (hochgeladene Inhalte sowie daraus erzeugte Verarbeitungsergebnisse) durch MMT verarbeiten lassen, handelt die FUB, soweit erforderlich, als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO.

Speicherdauer, Löschung sowie der Umgang mit Backups und Protokolldaten richten sich ergänzend nach § 2 dieser AGB.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung, insbesondere zu Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung sowie zu den Rechten der betroffenen Personen, sind der Datenschutzerklärung (https://portal.oral-history.digital/de/privacy_protection) zu entnehmen.

§ 10 Änderungen dieser AGB

Die FUB kann diese Geschäftsbedingungen ändern, soweit dies aus rechtlichen, technischen oder organisatorischen Gründen erforderlich ist. Änderungen werden den Nutzenden rechtzeitig mitgeteilt und werden erst wirksam, wenn die Nutzenden ihnen durch die Bestätigung beim nächsten Login in MMT zustimmen. Stimmen die Nutzenden nicht zu, kann die FUB das Nutzungsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen jeweils zum Quartalsende beenden; der Datenexport nach § 7 bleibt möglich.

Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Berlin.

Kontakt: mmt@oral-history.digital